Objectifs

Le cabinet souhaite informer le consommateur sur quelques mesures que prend l’entreprise à l’égard de la gestion des renseignements personnels ou sensibles de ses clients (potentiels et réels).

A titre d’information, Chung-Keung (Joe) Chu, vice-président du cabinet, agit à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels et sensibles ainsi que de la sécurité informatique et du traitement des différends et des plaintes. 

Le cabinet a mis en place des mesures de sécurité informatique adéquates pour respecter la protection de vos renseignements personnels. Aussi, l’entreprise détient une politique à l’égard de la protection des renseignements personnels et de la sécurité informatique.

Une politique distincte à l’intention du personnel a été mise en place afin de sensibiliser ceux-ci aux bonnes pratiques à adopter dans le cadre des activités professionnelles de l’entreprise.

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Collecte et usage du renseignement

Les employés du cabinet ne collectent que les renseignements nécessaires à l’obtention d’une soumission d’assurance et à la gestion du dossier d’assurance.

Les renseignements peuvent être partagés à l’interne (au sein du cabinet) et à l’externe (assureurs et grossistes) pour obtenir des soumissions d’assurance et pour gérer les dossiers d’assurance.

Un consentement à la collecte et à l’usage des renseignements est obtenu par les courtiers au moment de la collecte de ceux-ci.

Confidentialité et non divulgation du renseignement

Les employés du cabinet ont signé une entente de confidentialité et de non-divulgation des renseignements personnels et sensibles concernant entre autres les clients du cabinet. Ils sont tenus par cette entente d’utiliser les renseignements auxquels ils ont accès que dans le cadre des activités professionnelles du cabinet, conformément aux exigences législatives, règlementaires et déontologiques, et que pour l’usage pour lesquels ils ont été recueillis.

Aussi, les employés sont tenus de protéger l’intégrité des renseignements auxquels ils ont accès et d’en assurer la confidentialité. Ils ne doivent pas divulguer ces renseignements à moins d’y être expressément autorisé par leur gestionnaire ou d’y être contraint par l’application d’une loi.

Mode communication

Le cabinet utilise le service de messagerie Outlook pour communiquer avec sa clientèle (réelle et potentielle). Il ne peut assurer la pleine sécurité de ce moyen de communication. Dans ce contexte, lorsque le consommateur souhaite privilégier ce moyen de communication, il consent aux risques qui peuvent en découler. L’option de communication par courrier est disponible.

Conservation et destruction du renseignement

Le cabinet conserve les dossiers clients conformément aux exigences législatives et réglementaires, notamment de manière à en favoriser la sécurité et ce, pour la période déterminée par la loi et la réglementation en vigueur.

Dans le cas où des renseignements personnels devaient être détruit, le cabinet utilise des déchiqueteuses à même ses locaux ou il fait appel à une firme externe spécialisée dans le déchiquetage.

Dans le cas où des renseignements personnels devaient être détruit, le cabinet utilise des bacs sécurisés et quelques déchiqueteuses à même ses locaux et il fait appel à une firme externe spécialisée dans le déchiquetage pour la destruction des documents contenus dans les bacs.

Dans le cas où un client demande la destruction ou l’accès à son dossier client, ces demandes feront l’objet d’une analyse au cas par cas, notamment par souci du respect des relations d’affaires avec ses partenaires et des exigences législatives et règlementaires.

Plaintes

Dans le cas d’un différend ou d’une plainte à l’égard de la protection des renseignements personnels ou sensibles, le consommateur ou le client, est invité à consulter la politique de traitement des différends et des plaintes du cabinet.

La politique est disponible sur le site Internet du cabinet ou sur demande :

Par courriel : info@infinitumassurance.ca

Par téléphone : 514-370-5929

Références d’intérêts

  • Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
  • Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25
  • Loi sur la distribution des produits et services financiers
  • Règlement sur le traitement des différends et des plaintes (à être déployé en 2024)
  • Code de déontologie des représentants en assurance de dommages

 

Date d’entrée en vigueur de la politique : 2023-12-18